Wybór pomiędzy księgą przychodów i rozchodów (skala podatkowa albo podatek liniowy 19%) a ryczałtem od przychodów ewidencjonowanych należy do najczęstszych zagadnień, jakie pojawiają się przy rozpoczynaniu jednoosobowej działalności gospodarczej.
Odpowiedź każdorazowo wymaga indywidualnej analizy, jednakże w zdecydowanej większości przypadków właściwa decyzja staje się oczywista po uwzględnieniu kilku kluczowych parametrów.
Zasadnicza różnica między KPiR a ryczałtem
| KPiR (skala / podatek liniowy) | Ryczałt | |
|---|---|---|
| Przedmiot opodatkowania | dochód (przychód pomniejszony o koszty) | przychód |
| Stawki | 12% / 32% albo 19% liniowy | od 2% do 17% w zależności od branży |
| Możliwość odliczenia kosztów | Tak — wszystkich kosztów uzyskania przychodu | Nie — kosztów odliczyć nie można |
| Składka zdrowotna | Naliczana od dochodu (skala) lub liniowo | Zryczałtowana, według progów przychodu |
| Ewidencja | Pełna księga przychodów i rozchodów | Uproszczona ewidencja przychodów |
| Dostępność branżowa | Powszechna | Niektóre branże wyłączone |
Kiedy ryczałt okazuje się korzystniejszy
Ryczałt zasługuje na wybór przede wszystkim w następujących okolicznościach:
- Niewielkie koszty uzyskania przychodu — co dotyczy w szczególności usług cyfrowych (programista, copywriter, specjalista do spraw marketingu, konsultant). Sprzęt komputerowy, dostęp do internetu oraz obsługa księgowa stanowią praktycznie cały katalog kosztów.
- Niska stawka ryczałtu właściwa dla branży — przykładowo 8,5% lub 12% dla wielu rodzajów usług, w miejsce 19% przy podatku liniowym.
- Roczny dochód przekraczający 120 000 zł — przy skali podatkowej obowiązuje wówczas drugi próg 32%, podczas gdy ryczałt nie przewiduje progresji.
- Preferencja prostoty rozliczeń — mniej dokumentacji oraz mniej operacji księgowych.
Najczęściej spotykane stawki ryczałtu
- 17% — wolne zawody (lekarz, prawnik, architekt — z wyjątkami),
- 15% — usługi reklamowe, prawne, doradcze oraz finansowe,
- 14% — opieka medyczna, część usług IT, inżynieria,
- 12% — usługi związane z oprogramowaniem (programiści),
- 8,5% — większość usług, m.in. najem nieruchomości oraz edukacja,
- 5,5% — działalność wytwórcza,
- 3% — handel detaliczny oraz wybrane usługi gastronomiczne,
- 2% — sprzedaż własnych płodów rolnych.
Kiedy KPiR pozostaje korzystniejszy
KPiR — w wariancie skali lub liniowym 19% — będzie właściwym wyborem w następujących sytuacjach:
- Wysokie koszty uzyskania przychodu — sklep z towarem handlowym, restauracja, działalność transportowa, produkcja.
- Branża wyłączona z ryczałtu (handel niektórymi towarami, wybrane usługi finansowe).
- Działalność inwestycyjna — zakup sprzętu, lokalu, samochodu firmowego. Amortyzacja wraz z odliczeniami obniża zobowiązanie podatkowe.
- Nieregularność przychodów — w latach słabszych strata pomniejsza podatek; ryczałt jest natomiast należny od każdej, nawet symbolicznej kwoty przychodu.
Przykładowe kalkulacje
Przykład 1. Programista — 200 000 zł rocznego przychodu, 10 000 zł kosztów
| Forma | Podstawa | Stawka | Podatek roczny |
|---|---|---|---|
| Skala | 190 000 (po odliczeniu kosztów oraz składek ~30 000 = ~160 000) | 12% do 120 tys., 32% powyżej | ~27 000 zł |
| Liniowy 19% | 160 000 (po odliczeniu składek) | 19% | ~30 400 zł |
| Ryczałt 12% | 200 000 (od przychodu, bez odliczeń) | 12% | 24 000 zł |
| Ryczałt 8,5% (jeżeli usługa się kwalifikuje) | 200 000 | 8,5% | 17 000 zł ⭐ |
➡ Ryczałt okazuje się korzystniejszy. W przypadku programistów oraz większości usług IT stanowi on najczęściej wybór optymalny.
Przykład 2. Sklep internetowy — 200 000 zł przychodu, 130 000 zł kosztów
| Forma | Podstawa | Stawka | Podatek roczny |
|---|---|---|---|
| Skala | 70 000 (po składkach ~50 000) | 12% | 6 000 zł ⭐ |
| Liniowy | 50 000 | 19% | ~9 500 zł |
| Ryczałt 3% (handel) | 200 000 | 3% | 6 000 zł |
| Ryczałt 8,5% | 200 000 | 8,5% | 17 000 zł |
➡ KPiR na skali podatkowej okazuje się korzystniejszy. Wysokie koszty skutkują niskim dochodem, a tym samym niewielkim podatkiem.
Składka zdrowotna — element istotny
W roku 2026 wysokość składki zdrowotnej różni się w zależności od formy opodatkowania:
- Skala — 9% od dochodu (z zastrzeżeniem składki minimalnej powiązanej z wynagrodzeniem minimalnym),
- Liniowy — 4,9% od dochodu,
- Ryczałt — w wysokości zryczałtowanej, zależnej od przedziału przychodów:
- do 60 tys. → około 419 zł miesięcznie,
- 60–300 tys. → około 698 zł miesięcznie,
- powyżej 300 tys. → około 1257 zł miesięcznie.
Powyższy element nierzadko odwraca rachunek opłacalności — przy wyższych dochodach ryczałt wraz z zryczałtowaną składką zdrowotną staje się jednoznacznie korzystniejszy niż skala podatkowa z 9-procentową składką zdrowotną od dochodu.
Pozostałe zagadnienia istotne dla wyboru
- Zmiana formy opodatkowania jest możliwa raz w roku — w terminie do 20 stycznia.
- Niektóre rodzaje działalności są wyłączone z ryczałtu — m.in. apteki, kantory wymiany walut, sprzedaż wyrobów ze złota. Pełen katalog określa ustawa.
- PIT-28 (rozliczenie roczne ryczałtu) składa się w terminie do 30 kwietnia — analogicznie jak pozostałe formularze PIT.
Pomożemy dokonać właściwego wyboru
Sporządzamy konkretną kalkulację dostosowaną do sytuacji konkretnego przedsiębiorcy — z wyliczeniem zobowiązania w każdej z dostępnych form. Bezpłatnie, w ramach 30-minutowej rozmowy.
Polecamy również lekturę: